Uygulama 28141 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak kullanılmaya başlanmış olan bir uygulamadır. İnternet sitesi üzerinden yayınlanan kurallar neticesinde elektronik dosya biçiminde hazırlanan belgelerin değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasıdır. İlgili olacak kuruluşlarda kayıtlı olacak durumu ortaya çıkartan oluşum hukuki ve teknik düzenlemeler bütününü elde edilmesini sağlar. Zorunluluk kapsamında ise giren defterler yevmiye defteri ve büyük defter olmak üzere de ayrımının yaşandığı görülür. E-defter oluşumu elektronik dosya biçiminde dosyaların daha iyi muhafaza edilmesinde katkı sunar.

E-Defter Mükellefleri Kimlerdir?

E-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler e-defteri oluşturmakla mükellef olurlar. Ayrıca bu duruma ek olarak da bağımsız denetime tabi olan şirketler de üzerine düşen görevleri yerine getirmesi gerekir. Bağımsız şirketlerin denetilmesinde ise Türk Ticaret Kanununun 397nci maddesi esas alınarak işlem yapılır. Maddenin dördüncü fıkrası mükellef oluşunu net bir şekilde açıklık getirir.

Geçiş Süreci Nasıldır?

E-Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğu bulunan mükellefler sisteme geçmeleri için yapmaları gereken bir takım gereklilikler vardır. Bu gerekliliklerin yapılması sonucu ise sistemin içerisine dahil olmaları meydana gelir. Bu uygulamaya geçiş süresi içinde ise belirlenen kuralları gerçekleştirilerek belgelendirme yapılması gerekir. Bağımsız denetime tabi olan şirketler ise geçiş aşamasında şartlarını sağlayarak şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren defterin tutulması aşamasına girişi yaparlar. edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterler ise tutulmasında burada olan kurallar neticesinde uygulamanın düzenlenmesi yapılır.

E-Defter ile İş Akışı Nasıl Sağlanır?

Yevmiye defter boyutunun sınırı aşmamasına dikkat edilmesi gerekir ve ona göre imzalanır. Bu deftere girilen bilgilerde şema ve şekillerinin kontrolü yapılır. Ardından ise yevmiye defterinin beraatı gerçekleştirilerek imzalanma sürecine girilir. Beraat işlemi olduysa şema şematron kontrolü yapılması gerekir. Sürecin gidişi ile beratı sıkıştırılması yapılır. İşlemler hatasız şekilde yazılmaya çalışılır. Eğer ki hatalar düzeltilir ve hatasız olduğu inanılırsa dosyanın Gelir İdaresi Başkanlığının sitesine yükleme yapılması gerekir. Bu aşama dosyanın incelenebilmesini ise rahatlıkla sağlar. Bu denilen sıralı düzende yanlışlıkların olması dosyanın hazır olmasına engel olur. Sırasında hata olan dosya da e-fatura içerisinde tamamlanmış sayılmaz.

Başvuru Nasıl Yapılır?

Bu uygulamaya başvurunun yapılması sadece elektronik ortamda oluşturulması görülür. Tüzel kişi olan mükellefler öncelikli yapması gereken siteden başvuru için gerekli şartnameleri okumasıdır. Site üzerinde başvuru formu ve taahhütnamesini doldurularak ilk adım atılır. Başvuruyu yapan kuruma ait mali mühürleri ile onaylamaları gerekir. Gerçek kişi olan mükellefler aynı şekilde sitede bulunan başvuru formu doldurmaları gerekir. Kendilerine ait Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza ile başvurularının onaylanmasını yapmaları gerekir. Bu başvuruyu oluşturan kurumlar ise Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmaları gerekir. E-fatura için mali mühür gerekli olur. Mevcut ERP içinde bulunan alanların formatına göre güncellenme yapılması başvurunun ardından bu uygulamayı da kullanabileceğini gösterir.

Uygulamayı Kimler Kullanabilir?

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak isteyen mükellef olan kişiler bu uygulamayı kullanabilir. Bu uygulama için oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek amaçlarını daha kolay şekilde gerçekleşmesine ön ayak olur. Nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları ise uygulamayı kullanabilmeleri için de gerekli görülür. Tüzel kişi olan mükellefler e-fatura uygulamasını kullanabilmeleri için mali mühürlere sahip bir mükellef olması gerekir. Kolaylıklar sunan bu uygulamanın teknik mimarisi ise yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartları olarak öne çıkarak hazırlık aşaması tamamlanır. Tüm süreçlerin sonucunda elektronik ortamda evrak hızlılığı elde edilir.

Neden E-Defter?

Gelir İdaresi Başkanlığı yenilenen teknoloji sayesinde işlemlerini elektronik ortamda daha hızlı gerçekleştirmeye başlıyorlar. Sağladığı kolaylıklar sayesinde istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafazası gerçekleştirilmiş olunup hatta zorunlu tutulur. Beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması sonucunda ise kaynağının inkar edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alımı meydana getirilir. E-defter sayesinde muhafaza gerçekleşmesinin sonuçlarından bir ise istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir hale getirilen bir düzeneğin olmasıdır. Düzenekler resmi işlemlerin hızlı şekilde kaydedilmesine ve yine aksi bir durum oluştuğu zaman içerisinde de cevap almasını kolaylaştırır.